Sist endret: 19.12.2017

Viktig informasjon om skanning av fakturaer

Sidan vi har gått over til elektronisk fakturering og skanning av fakturaer, er det ein del rutinar vi må få på plass.

Viktig informasjon frå sentralbordet og økonomiavdelinga! Informasjonen gjeld faktura som skal til økonomiavdelinga for å bli skanna. 

     

  1. Ikkje skann faktura frå kopimaskiner på kommunehuset til post@seljord.kommune.no. Det blir dobbelt arbeid, og sentralbordet veit ikkje kven som "eig" fakturaen. 
    Økonomiavdelinga tek seg av skanninga, og det er ein heilt annan prosess enn det vi gjer på kopimaskinene.      
    Du skal: Legge fakturaen med påførd ressursnummer direkte i hylla på sentralbordet. Hylla er merka med "Elin – Skann".  
  2. Faktura som kjem i brun internkonvolutt, skal  merkast SKANN. Det skal ikkje stå Jorunn, sentralbord eller arkiv utanpå konvolutten. Sjå etter at ressursnummer er påførd fakturaen. 
  3. IKKJE  legg timelister eller andre ting i konvoluttane, som er merka med SKANN. Timelister skal Carine ha direkte til seg.  
  4. Ikkje stift fakturaene, men bruk binders. Veldig tidkrevjande å plukke ut stifter, før skanning. 
  5. Legg faktura til skanning i hylla på sentralbordet. Hylla mi på rådmannskontoret er tenkt til annan post, og den blir veldig full når brune internkonvoluttar blir lagt der.    
DET ER TO MÅTAR  Å SENDE FAKTURA TIL ØKONOMIAVDELINGA FOR  SKANNING:   
  1. Send fakturaen fysisk i brun internkonvolutt. Merk konvolutten SKANN. NB!!!! Sjå etter at ressursnummer til attestanten er førd på fakturaene. 
  2. Mottar du faktura til din e-postadresse, så kan du skrive den ut og sende i brun internkonvolutt (sjå punktet over), eller du kan sende den vidare til post@seljord.kommune.no    
    NB!!!! Skriv ressursnummer til attestanten i EMNE-feltet. Sentralbordet skriv ut fakturaen, og fører på ressursnummeret.    

Sist men ikkje minst, ta kontakt meg eller sentralbordet om noko er uklart. Det vil spare oss for mykje ekstra arbeid.    

Med venleg helsing Elin Rebekka Groven, økonomikonsulent