Sist endret: 14.03.2017

Årshjul for HMS i Seljord kommune

Her er årshjulet for HMS-rutinane i Seljord kommune. Alle HMS-rutinane er sett inn i eit årshjul for å systematisere når rutinane skal gjennomførast. Det er lagt inn lenker til temasidene for dei ulike rutinane. Årshjulet finst og i ein papirvesjon du kan nytte som sjekkliste for avkryssing når rutinane er gjennomført.

Kva:  Ansvarleg: Kven skal vere med:  Hjelpemiddel:  Oppfylgjing:  Send vidare til:  Når, ev. frist: 

Orientering om:

  • Reinhaldsrutinar
  • Beredskapsplanar
  • Førstehjelpsrutine
  • HMS-systemet
  • Intranettet
  • Personalpolitiske retningsliner
Avdelingsleiar
  • Avd.leiar
  • Personalet
  • Spesielt når det er nytilsette
  • Reinhaldsplan
  • Beredskapsplan ved ulykker og død i skule og barnehage
  • Andre beredskapsplanar
  • HMS-systemet på intranettet
  • Introduksjon av nytilsette
  • Personalpolitiske planar
  • Personalmøte
  • Oppfylgjing før ev. prøvetid er ferdig

August -september

Ved nytilsetjing

Val av verneombod, ev.hovudverneombod Organisasjonane
  • Organisasjonane
  • Vernetenesta
  • HMS-koordinator
HMS-koordinator sender ut oppdatert oversyn over verneombod 
  • Kopi til alle verneombod, rådmann, avdelingar
  • Intranettet 
Haust. Hovudverneombod og verneombod blir vald for 2 år om gangen
Arbeid som verneombod  Hovudverneombodet  Alle verneombod 
  • 2 møte per år 
  • Retningsliner for vernetenesta sitt arbeid
Hovudverneombodet kallar inn  Referat blir sendt verneomboda, ev. rådmann og avdelingane  1.møte etter nyval og kursing på hausten 
Kurs om arbeidsmiljø  Rådmannen 
  • Nye verneombod
  • Nye avdelingsleiarar
  • Ev. ved behov for oppfrisking
Bedriftshelsetenesta, Bedriftshelsen  Kommunal sjekkliste v. HMS-koordinator  Kopi til rådmann, vernetenesta og avdelingane  Tilbod 2 g. per år 
Avdelingsleiarmøte om HMS  Rådmann  Alle avdelingsleiarar  Innkalling med HMS-tema. Gjennomgang av nytt i HMS-systemet og intranettet. Rutinar etter årshjulet er tema på alle avd.l.møte   Referat  Kommunens årsmelding  Haust etter gjennomført grunnopplæring  
Brannøving - varsla og uvarsla  
  • Avdelingsleiarar


  • Skule og barnehage
  • Helse og omsorg 
Kvittert ut i sjekkliste Kopi til brannvernleiar  Oktober, april 
Livbergingsprøver 
  • Avdelingsleiarar
  • HMS-koordinator 
Tilsette som er med elevar, pasientar og klientar i bassenget 
  • Prøvebevis
  • Sjekkliste
  • Tilbod kvart år
  • Tilsette som fylgjer barn i bassenget, skal ha prøva kvart år 
  • Prøvebevis blir sendt til alle som fullfører prøva 
  • Sjekkliste til alle aktuelle avdelingar
Oktober 
Fyrstehjelpskurs  Avdelingsleiar  Skule/SFO/barnehage 
  • HMS-systemet 
  • Sjekkliste
Tilsette må delta kvart 4.år. Avd. kan samarbeide om å arrangere kurs   Sjekkliste ved kvar avdeling For den einskilde: kvart 4.år 
Risikovurdering  Avdelingsleiar 
  • Avdelingsleiar
  • Personalet
  • verneombod 
  • HMS-systemet
  • Rutine
  • Verktøy for risikokartlegging
  • Handlingsplan
Personalmøte etter risikokartlegging: Risikovurdering + vurdering av tiltak  Ev. handlingsplan skal sendast AMU ved rådmann  Ein gong pr år, fortrinnsvis om våren 
Årsrapport om vernearbeid Avdelingsleiar 
  • Avdelingsleiar
  • Verneombod
Skriftleg årsrapport: årshjul med kvitteringar og andre rapporteringar, ulykker/nestenulykker, avvik m.m  
  • Skal sendast rådmannen 
  • Kopi til hovudverneombodet
  • Februar
  • Frist 1.mars til rådmannen 
Vernerundar ute og inne  Avdelingsleiar 
  • Avdelingsleiar
  • Verneombod
  • Vaktmeister, ev. andre fagpersonar, bedriftshelsetenesta  
  • Kartleggingsskjema
  • Sjekklister
  • HMS-systemet 
 
  • Til sektorsjef 
  • Kopi til HVO
Mars - mai 
Prioritering av tiltak etter vernerunden  Avdelingsleiar 
  • Avdelingsleiar
  • Verneombod 
  • Rapport frå vernerunden 
  • HMS-systemet
  1. HMS-tiltak: intern oppfylgjing
  2. HMS-tiltak for vidaresending
  3. Vedlikehaldstiltak - intern oppfylgjing
  4. Vedlikehaldstiltak for vidaresending 
  • Eksterne HMS-tiltak skal sendast AMU v. rådmann
  • Eksterne vedlikehaldstiltak skal sendast Teknisk avdeling, kopi til kommunalsjef 
Vidaresendast i mai 
Kontrollrunde  Avdelingsleiar 
  • Avdelingsleiar 
  • Verneombod
  • Ev. vaktmeister/teknisk avd.
Rapport frå vernerunden  Sjekke at tiltak er gjort etter HMS-tiltaksplan med fristar  Send AMU v. rådmann, kopi til kommunalsjef  Frist før sommaren 
HMS-handlingsplan  Rådmann 
  • Rådmann
  • Kommunalsjef
  • Hovudverneombod 
HMS-handlingsplan      Ferdig HMS-handlingsplan innan 1.september 
Handsaming i AMU  Rådmann  AMU 
  • HMS-tiltaksplan
  • Vedtak 
  • Sortering og prioritering
  • Lage kommunal HMS-handlingsplan 
  1.møte etter sommarferien 
Innarbeiding i budsjett for avdelingane  Rådmann 
  • Rådmann 
  • Kommunalsjef
Årsbudsjett/økonomiplan      September-november 
Innarbeiding i årsmelding for avdelinga  Rådmann 
  • Rådmann
  • Kommunalsjef 
Årsmeldinga for avdelinga      Ca 15.februar 
Stoffkartotek  Avdelingsleiar 
  • Avdelingsleiar
  • Verneombod
  • HMS-koordinator 
  • Stoffkartoteket: HMS-systemet 
  • Registrering av kjemikalier:meldeskjema
  • Sjekke kjemikalier opp mot stoffkartoteket
  • Melde opp nye kjemikalier til HMS-koordinator
  • Fjerne gamle, umerka/dårleg merka kjemikalier
  • Sette datakartblad i perm der kjemikalier blir lagra 
Melding om nye stoffer eller fjerning av stoffer blir sendt HMS-koordinator som melder vidare til Essenticon 
  • Våren. Frist 1.mai 
  • Bytt ut datakartblad ein gong pr år. Meld frå til HMS-koordinator om nye kjemikalier
Rutinar for å melde avvik og handsaming av akutte tiltak  Avdelingsleiar 
  • Avdelingsleiar
  • Verneombod 

Skriftleg melding:

  • Avviksmeldeskjema
  • Skademeldingsskjema
  • Handlingsplan for handsaming av avvik 
 
  • Send til AMU ved rådmann
  • Kopi til HVO
Umiddelbart 
Rutinar for handtering av vald, mobbing, truslar, personalkonfliktar og trakassering av tilsette Avdelingsleiar 
  • Avdelingsleiar
  • Verneombod
  • Tillitsvalde
  • Ev. rådmann viss avd.leiar er ein del av ev. konflikt 
Tiltaksplan med prosedyrar  Fylgje prosedyrene  Melde frå til AMU v. rådmann og HVO  Umiddelbart
Innleige av arbeidskraft/bruk av vikarbyrå  Avdelingsleiar  Avdelingsleiar  Rutine for avklaring av ansvar ved innleige/kjøp av arbeidskraft  Sjå rutinen    Ved avtaleinngåing 
Andre avdelingsvise HMS-rutinar:             
             
Revidert 16.12.16