I dag er dei fleste arkiv digitale og da blir det svært viktig å ha kontroll på data som verksemda forvaltar. Med kontroll vert vi i stand til å gjennomføre oppgåvene meir effektivt.
Dette inneber blant anna plikt å registrere inngåande, utgåande og interne dokument som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
Denne rutina sier noko om samspelet mellom leiarar, sakshandsamar og arkivpersonale. Den gjev instruks om kven som har ansvar for å gjere kva og skal bidra til at dokument i
Seljord kommune vert handtera forsvarleg og i tråd med lov og regelverk. 
Arkivleiar er ansvarleg for å gje sakshandsamar, leiarar og andre, nødvendig opplæring og rettleiing i bruk av sak- og arkivløysinga.

Som rådmann har eg det øvste ansvar for arkiva i kommunen. Eg ser på denne rutina som eit verktøy i den daglege dokumenthandteringa og ei viktig del av vår internkontroll. Mi
oppgåve er å sikra at rettstryggleiken til våre innbyggjarar/verksemder blir ivareteke – samt at kommunen sine pliktar og rettar også blir ivareteke både under saksbehandlinga og i
framtida.
Alle som arbeider med dokument på vegne av Seljord kommune anten som leiar, sakshandsamar eller andre tilsette, pliktar å fylgje vedtekne rutinar.

Helsing Rikke Raknes, rådmann